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Adjoint au Chef du Service Secrétariat Général - Privas
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Adjoint au Chef du Service Secrétariat Général - Privas

Direction Générale Adjointe Ressources

Service Secrétariat Général

- Type de recrutement :statutaire (mutation, détachement ou liste d’aptitude).

- Filière (s) : Administrative

- Catégorie (s) : A

- Cadre (s) d’emploi : Attaché

Missions

Mission (de la direction, du service ou de l’unité)

Le Secrétariat Général, rattaché directement au Directeur Général Adjoint des Ressources, sous l’autorité d’un chef de service au grade de Directeur Territorial, assure les fonctions suivante

- Organisation de l’Assemblée Départementale et gestion « DRH » des conseillers départementaux

- Mission d’accueil physique et téléphonique à l’hôtel du Département et au Pôle Astier Froment,

- Mission d’accueil usager interne et externe et pilotage à ce titre du projet de mise en place d’un centre de contact unique assurant une plateforme d’accueil à l’usager externe et interne à partir de l’extension du centre de contact usager interne existant « CCSP »,

- Réception et diffusion du courrier » arrivée » et envoi du courrier » départ » avec en particulier la gestion des marchés d’affranchissement.

Le Secrétariat Général (SG) est composé de la façon suivante :

- un pôle Assemblées

- un pôle Accueil

- un centre de contact

- un pôle courrier logistique

- un pôle comptabilité marchés

Définition synthétique du poste (rôle du poste vis-à-vis de la mission ci-avant décrite)

Sous l’autorité du chef du Secrétariat Général, il /elle assure une fonction d’adjoint sur l’ensemble des fonctions assurées par le chef du SG et il /elle coordonne et anime les activités du Service Général liées à la prise en considération et la mise en œuvre des réponses les plus effective et adéquate possibles aux demandes des usagers internes et externes.

Définition des activités (Missions + déclinaison des activités afférentes)

- Il /Elle assure l’intérim du chef du Secrétariat Général en son absence sur l’ensemble du périmètre du SG et peut être amené à conduire des entretiens professionnels

- Il/Elle assiste le chef du SG dans ses missions de direction du SG, d’encadrement des agents et dans le pilotage des différents chantiers du SG

- Plus particulièrement sous l’autorité du chef de SG, il /elle assure à ce titre le pilotage du projet de mise en place du Centre de Contact.

Il /Elle est chargé(e) de :

- suppléer la chef du SG sur les attributions concernant les Assemblées (indemnités de fonction, frais des élus et gestion des séances)

- assurer le suivi de l’activité courrier logistique et en particulier des mesures d’économies à poursuivre et du renouvellement des marchés ainsi que de la mise en œuvre des nouvelles tournées.

- poursuivre la professionnalisation de la fonction actuelle Accueil physique et standard assurée par les hôtesses du SG :

- suivi et modernisation des procédures déjà établies :cahier de liaison, fiches de procédures, signalement incidents…..

- suivi de la rotation des hôtesses d’accueil sur les deux sites HD et PAF avec rappel de règles précises (suivi global et individuel)

- assurer le pilotage du projet de mise en place d’un centre de contact unique assurant une plateforme d’accueil à l’usager externe et interne :

- au niveau usager interne : prise en compte des fonctions actuellement assurées par le centre de contact usager interne existant « CCSP » et suivi du logiciel déplacements

- au niveau usager externe : gestion de la boite contact et prise en charge du SVE

- et de façon générale, assister à toute réunion concernant le SG, soit en appui, soit en délégation directe du chef du SG

Profil

Compétences et connaissances nécessaires au poste

Savoir (connaissance de / en…) :

- Bonne connaissance des institutions et de la gestion des collectivités territoriales

- Connaissances juridiques et règlementaires notamment en matière de marchés, de l’accès des documents aux usagers, de la réglementation concernant les indemnités et frais des élus.

Savoir-faire (être en capacité de…) :

- Goût et aptitude pour le management, capacité à animer une équipe, encadrer, déléguer, rendre compte et être force de proposition

- Capacité à piloter des dossiers transversaux, capacité à être chef de projet

- Capacités rédactionnelles et d’analyse des dossiers

- Anticipation et réactivité,

- Capacité à travailler dans l’urgence et disponibilité

- Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être professionnel (attitudes adaptées à la situation professionnelle) :

- Aptitude à la communication et au goût des relations humaines (bonne capacité d’écoute, d’analyse et de compréhension)

- Savoir faciliter la conception /l’utilisation de nouveaux usages informatiques

- Discrétion professionnelle, réserve et confidentialité

Contraintes du poste

- Confidentialité.

- Contraintes d’horaires liées au rythme des séances.

Informations complémentaires

Résidence administrative : Privas

Date de prise de fonction : Dès que Possible

Envoi des candidatures

Merci d’adresser votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation), avant le : 25 avril 2018

Renseignements

Afin de pouvoir traiter rapidement votre candidature, il est préférable de postuler en ligne en cliquant sur le lien suivant :

Formulaire de candidature *

A défaut, vous pouvez envoyer votre candidature par voie postale à l’adresse ci-dessous :

Département de l’Ardèche

Direction des Ressources Humaines

Service Formation Mobilité Recrutement

Hôtel du département – La Chaumette

BP 737

07007 Privas Cedex