L'Ardèche

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Assistante de direction Privas

Identification du poste

Direction Générale Adjointe PATRIMOINE, NUMERIQUE, MOBILITES (DGA PNM)

Direction Archives Département

Unité : ADMINISTRATION-LOGISTIQUE

Résidence du poste : PRIVAS

Poste d’encadrement hiérarchique : NON

Poste d’encadrement fonctionnel : NON

Filière (s) : Administrative

Catégorie (s) : B

Cadre(s) d’emploi : Rédacteur territorial

Grade(s) cible du poste : Rédacteur principal

Grade(s) d’accès possible : rédacteur territorial

Poste à temps complet : oui

Quotité de travail : 100

Télétravail : non

Mission et définition synthétique du poste

Les Archives départementales de l'Ardèche collectent, classent, conservent, communiquent et valorisent tous les documents d'origine publique et privée concernant le département.

Les Archives départementales, est un service public ouvert à tous, qui participent ainsi à la constitution de la mémoire ardéchoise et à sa diffusion.

Les missions tournent autour d'un apport d’une aide permanente à la directrice en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Définition des activités

Assistance du directeur.trice

Les missions principales sont la Gestion des déplacements.

Mais également Assurer l’interface avec les interlocuteurs.

Secrétariat de la Direction

Les activités effectuées sont la Gestion de la correspondance (arrivée et départ), mais également la Frappe et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports…).

Et enfin, la Gestion des archives de la direction (classement des archives, suivi du plan de classement).

Accueil

L'activité principale est la Gestion de l’accueil téléphonique et physique (lecteurs, visiteurs, fournisseurs…).

Gestion financière

Les missions concernant la gestion financière sont dans un premier temps le Suivi budgétaire de la direction.

Il faut également être un Régisseur de recettes.

Assurer la Gestion rationalisée des fournitures.

Et enfin intégrer la Participation au réseau comptable.

Gestion du personnel

La gestion du personnel intégre les activités de Gestion du planning des activités de la Direction, le suivi des absences et congés, mais également le suivi des frais de déplacement.

Compétences et connaissances nécessaires au poste

Savoir

Organisation de la collectivité, Contexte et enjeux de la collectivité, Missions du service, Fonctionnement et rôle des autres administrations, pratique archivistique…

Savoir-faire

Organisation de la vie professionnelle de la directrice, réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, suivi des projets et activités de la direction, accueil téléphonique et physique au secrétariat, organisation et planification des réunions…

Savoir-être professionnel

Autonomie, organisation et gestion du temps de travail, règles de l'expression orale et écrite de qualité, techniques de secrétariat, fonctionnement de l'internet et de l'intranet, tableaux de bord et outils de planification et suivi, sens du service au public, secret professionnel …

Agréments- habilitations – permis – diplômes obligatoires

Permis B.

BAC /DUT / BTS gestion des administrations.

Pour candidater

Merci de bien vouloir envoyer votre dossier de candidature (CV, LM) via le formulaire de candidature avant le 5 mai 2021.