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Secrétaire Autonomie - Assistant du Chef de Service (h/f)- Guilherand-Granges
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Secrétaire Autonomie - Assistant du Chef de Service (h/f)- Guilherand-Granges

Identification du poste

Direction générale adjointe Solidarités (DGA S)

Direction Territoriale d’Action Sociale Centre (DTAS C)

Service Autonomie (SAUT)

Résidence du poste : Guilherand-Granges

Filière (s) : Administrative

Catégorie (s) : B

Cadre(s) d’emploi : Rédacteurs territoriaux

Grade(s) cible du poste : Rédacteur territorial

Grade(s) d’accès possible : Adjoint administratif principal 1ère ou 2ème classe, Adjoint administratif

Poste à temps complet

Mission et définition du poste

Mission de la direction

La direction territoriale met en œuvre l’ensemble des missions départementales liées à l’action sociale dans les domaines de la santé, de la famille, de l’action sociale de polyvalence, de l’insertion, de l’aide sociale à l’enfance et de l’autonomie.

Les missions du secrétaire autonomie- assistant du chef de service (h/f):

Le secrétaire autonomie assistant du chef de service (h/f) a en charge la gestion administrative et financière des dispositifs liés à l’accompagnement des personnes âgées ou en situation de handicap. Il (elle) applique la politique sociale du département dans les missions en lien avec le handicap ou le grand âge et participe à l’évaluation de celle-ci.

Plus précisement...

Missions d’assistante du chef de service :

Secrétariat du chef de service autonomie (intendance, logistique diverse, compte rendu de réunion)

Transmissions des informations administratives venant du siège aux autres secrétaires de dispositifs en lien avec le chef de service

Mise à jour des procédures administratives, suivi des modifications des pratiques administratives en lien avec le siège

Interlocuteur privilégié du siège pour communiquer les informations ou questions sur le fonctionnement des dispositifs

Évaluation de l’activité : statistiques, tableaux de bord, rapport d’activité

Suivi budgétaire en lien avec le chef de service (Décisions Modificatrices, Compte Administratif)

Délégation de signature en l’absence du chef de service pour les courriers ne nécessitant pas d’avis médico-social

1er Accueil des stagiaires et des nouveaux arrivants

Participation aux projets

Missions d’accueil :

Accueil physique et téléphonique du public

Recueil d’éléments d’information relatifs à la demande de dispositifs des usagers (APA, PCH, aide-ménagère, etc.)

Orientation, information, pré-traitement ou traitement, transmission d’informations aux Travailleurs Sociaux et médico-sociaux ou aux secrétariats de dispositifs

Missions Autonomie :

Instruction des dossiers autonomie

Mandatement des prestations financières mensuelles

Gestion des indus de tous les dispositifs (délégable sur avis du chef de service à une autre secrétaire de dispositif)

Participation à la réflexion sur l’optimisation des dispositifs gérés

Information des secrétaires de pôle sur les dispositifs autonomie

Archivage/classement : gestion des archives, veille de la bonne application de la procédure d'archivage par dispositif, gestion de la conservation et de l'élimination des dossiers archivés

Veille juridique

Participation aux réunions d’équipe technique et de la DTAS

Compétences et connaissances nécessaires au poste

Savoir:

- Aptitude pour l’accueil du public

- Capacité à procéder à un premier niveau d’analyse des demandes des usagers

- Compétences en comptabilité

- Maîtrise informatique (Word, Excel, logiciel métier Génésis)

- Connaissance de l’ensemble des dispositifs autonomie gérés en DTAS (APA, PCH, ACTP, AMAS)

Savoir-faire:

- capacité à intégrer les règles administratives et juridiques des dispositifs sociaux et à les appliquer

- adaptabilité à l’évolution du poste et des pratiques professionnelles

- capacités rédactionnelles

- compétences en secrétariat administratif

- capacité à remplacer les secrétaires sur les autres dispositifs autonomie en cas d’urgence

Savoir-être professionnel:

- capacité à la relation, à la communication, à la transmission d’information et la pédagogie

- capacité à s’inscrire dans une dynamique de service

- capacité et motivation pour travailler en équipe pluridisciplinaire

- discrétion et secret professionnel

- sens des responsabilités

- être force de proposition sur les pratiques du service

Permis obligatoire:

Permis B

Moyens techniques, informatiques et contraintes du poste

Moyens techniques, informatiques:

- Utilisation de l’outil informatique et des applications métier

- Utilisation véhicule de service ou véhicule personnel (réunions techniques, formations…)

Contraintes du poste:

Contraintes horaires (plages horaires variables / Week-end…) :

- poste soumis à horaires fixes et éligible au télétravail forfaitaire (24 jours/an)

- Possibilité de dépassements d’horaires si nécessités de service

- l'évolution des missions de la DTAS peut induire un changement dans le contenu de la fiche de poste.

Déplacements : possible sur le territoire Centre et autres sites

Pour candidater

Merci de bien vouloir postuler en cliquant sur le lien suivant : Formulaire de candidature

La date limite du dépôt de candidature est: Vendredi 17 février 2023

Pour tout renseignement: 04 75 66 71 41