Archiver
Vous êtes secrétaire de mairie, élu d’une commune ou d’un groupement de communes, vous êtes un agent public au sein d’une administration, vous ignorez (presque) tout des procédures d’archivage et n’avez qu’une idée succincte de la réglementation attachée aux archives ? Vous trouverez prochainement dans cette rubrique les informations utiles et les formulaires réglementaires pour vous aider à remplir au mieux cette mission.
La fonction archives est une fonction transversale qui concerne tous les domaines d'activité de la structure et qui nécessite d'être organisée pour bien fonctionner. Indispensables à la bonne gestion de la commune, les archives représentent l’aide à la décision et la preuve avant d’être le patrimoine de la collectivité. C’est une fonction définie par la loi et qui a toute sa place dans le réseau des Archives de France : les communes de même que les intercommunalités sont des dépôts d’archives publiques et sont contrôlées au titre du contrôle scientifique et technique de l’État par le Directeur des Archives départementales. Les archives sont aussi « le grenier de l’histoire » et deviennent, une fois classées et répertoriées, une source historique d’autant plus précieuse qu’elle est en grande partie unique. Dans cette rubrique vous trouverez prochainement des informations sur le cadre législatif et réglementaire et quelques conseils pratiques. Vous trouverez aussi sur le site des Archives de France (voir ci-contre : instructions de tri et de collecte) des éléments précieux pour vous permettre de gérer vos archives conformément à la réglementation en vigueur.
Archiver est une obligation légale pour les organismes publics. Les Archives départementales, en plus de leur mission de contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, peuvent vous apporter conseil et assistance pour mettre en place des outils facilitant la gestion des documents comme les tableaux de gestion. En outre, le versement des archives publiques définitives aux Archives départementales est une obligation réglementaire de même que l’obligation de demander le visa du Directeur des Archives départementales avant toute destruction d’archives publiques. Pour vous aider dans ces démarches, cette rubrique sera complétée rapidement de fiches pratiques. Pour toute demande de renseignements sur la rédaction des bordereaux et l’archivage de vos dossiers n’hésitez pas à nous contacter ! |
À voir aussiTéléchargementDéfinition des archivesLes archives sont « l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité » (art. L 211-1 du Code du patrimoine). La conservation des archives revêt un triple intérêt : la bonne gestion des affaires courantes, la justification des droits des personnes physiques ou morales et la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine. |
