Assistant du Cabinet du Président (h/f) - Privas

Cabinet du Président

Résidence du poste : Privas

Filière (s) : Administrative

Catégorie (s) : B possible C

Cadre(s) d’emploi : Rédacteur, adjoint administratif territorial

Grade(s) cible du poste : Rédacteur Principal 2^ème classe, Rédacteur

Grade(s) d’accès possible : Adjoint administratif Principal 1^ère ou 2^ème Classe, Adjoint administratif territorial,

Grade(s) d’évolution possible : Rédacteur Principal 1^ère

Poste à temps complet

Mission du cabinet :

Le cabinet est un organisme politique restreint, formé de collaborateurs personnels choisis par le Président, ayant pour mission de le conseiller et de l’assister dans la réalisation de l’ensemble de ses missions.

Mission de l'assistant du Cabinet du Président (h/f) :

Rattachée au cabinet du Président, l’assistante de direction apporte une aide permanente au Président et à ses collaborateurs en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Plus précisément...

Suivi des agendas et activités du président et des vice-présidents :

- Gestion et suivi des représentations du Président

- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

- Organiser les déplacements

- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

- Gestion et suivi de l’agenda du Président

- Suivi des candidatures « recommandées »

Accueil physique et téléphonique

- Renseigner et ou rediriger les interlocuteurs

- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur

- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Gestion et suivi du fonds départemental de solidarité en lien avec les DTAS

- Analyse des demandes d’intervention des DTAS au titre du FDS par décision du Président

Gestion et suivi de la base de données des partenaires

- Mettre en forme et mettre à jour la base de données actuelle

- Extraire des informations pour l’envoi de diverses invitations

Activités ou fonctions spécifiques :

Logistique du fonctionnement

- Commande de fournitures, plateaux, etc.

- Relation avec la DIAM

- Fiches navettes diverses

Savoir :

Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

Fonctionnement des services de la collectivité

Règles de l'expression orale et écrite de qualité

Techniques de secrétariat

Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire

Fonctionnement de l'internet et de l'intranet

Standard téléphonique, annuaire internet

Annuaire de la collectivité

Savoir-faire :

Capacité à définir urgence, priorité, importance

Capacité à assurer un accueil de qualité (information, orientation, prise de message)

Autonomie dans le fonctionnement courant de la Direction

Savoir-être professionnel :

Rigueur et sens de l’organisation

Discrétion

Recherche de solutions

Réactivité et adaptabilité

Formations souhaitées :

Accueil usagers ;

BTS assistant de direction

Expérience dans le domaine des collectivités territoriales souhaitée

Moyens Techniques, Informatiques :

Microsoft 365 (Word, Excel, …)

Ordinateur

Progiciels, e-temptation, Airdélib, Aircourrier

Contraintes du poste :

Déplacements Sur Le Territoire

Merci de bien vouloir postuler en cliquant sur le lien suivant : Formulaire de candidature

La date limite du dépôt de candidature (CV + LM) est : Jeudi 22 juin 2023

Pour tout renseignement : 06 33 63 58 95